Gerando arquivo SPED FISCAL para empresa optante do simples Nacional

Esse manual visa detalhar o processo de geração de arquivo para empresas optantes do simples nacional.

1º Passo: Gerar Registro de Abertura e Identificação da Entidade (0000)

Para esse processo usaremos a rotina 1.6.1.1 para criar um registro do zero, utilizando o botão de mais ou a engrenagem, dependendo da situação. Confira abaixo.

Caso já existam registros anteriores é possível criar o novo registro a partir deles. Para isso, clique na engrenagem no menu e processe. Senão, você pode criar um registro no Mais.

Legenda:
1 - Criar novo registro
2 - Copiar registro de um sped anterior

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2º Passo: Baixar as notas de terceiros

Caso a SEFAZ de origem permitir, devemos acessar o site da SEFAZ e baixar as notas de terceiros emitidas contra o cliente. Na SEFAZ/GO existe essa opção.

3º Passo: Importar XMLs de terceiros

Caso o Passo 02 tenha sido concluído com êxito, devemos ir na rotina 11.3.2 e importar os XML’s de Terceiros clicando no botão Imp. Xml de NF-e. Para inserir os XML’s de CT-e, devemos clicar no botão Imp. Xml de CT-e.

Abaixo está um exemplo da importação dos XML’s de NF-e.

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4º Passo: Selecionar XMLs a serem incluídos no SPED Fiscal

Realizar o filtro na rotina 11.3.2 a fim de selecionar os XML’s que deverão ser incluídos no SPED Fiscal. Para a realização devemos selecionar a data Inicial e final do período de fechamento e clicar em pesquisar (ícone da lupa).

5º Passo: Inserir notas na rotina 8.1

Ainda na rotina 11.3.2 dê um clique simples em uma nota e pressione crtl + a para selecionar todas as notas fiscais. Clique no botão direito do mouse e selecione a opção: Inserir XML selecionados no SPED (Rotina 8.1). Abaixo imagens de exemplificação.

Após selecionar a opção anterior, você será redirecionado para rotina 8.1. Abaixo opções recomendadas para a marcação.

6º Passo: Inserir CT-e's no SPED

Agora iremos inserir os CTes no SPED usando também a rotina 11.3.2. Faça o mesmo processo do passo anterior, porém insira na rotina 8.3 (Inserir XML selecionados no SPED).

7º Passo: Conferências e alterações

Acessar a rotina 1.7.8 para realizar as conferências e alterações necessárias nas NFes e CTes.

9º Passo: Importar XMLs de Emissão Própria

Esse passo irá garantir que não haverá diferença entre o SPED Fiscal e os XML's de saída presentes na Sefaz.

Caso a empresa possua um número muito grande de XML's a importação pode ficar muito lenta. Recomenda-se utilizar a rotina 8.6 para quantidade muito grande de arquivo.

Obtenha os XML’s das notas de Emissão Própria na Base da SEFAZ ou diretamente com o cliente quando não for possível retirar da Sefaz, e importe na rotina 8.1 ou na rotina 8.6 .

10º Passo: Verificar quebra de sequência

Usar a rotina 1.4.1 para verificar quebra de sequência das notas de emissão própria.

11º Passo: Verificar duplicidade de ocorrência

Executar o manual Verificando Documento Duplicado, também na rotina 1.4.1.

12º Passo: Analisar situação das notas

Usar a rotina 11.3.1 - Encontrar notas com divergência na situação comparando a SEFAZ com o SPED Fiscal para analisar a situação das notas.

13º Passo: Gerar arquivo SPED

Gere o arquivo na rotina 1.2 e valide no PVA.

Todos os erros que forem encontrados no PVA devem ser corrigidos no SAAM;

Obs.: Caso ao final do processo você deseje importar o arquivo para um Sistema de Gestão contábil, você deve gerar após a validação no PVA com opção "Gerar Itens de NF-e de Emissão Própria (Modelos 55 e 65)"

14º Passo: Quando for feita a importação para dentro do sistema Questor e acontecer de algumas Notas Fiscais não serem importadas devido aparecer a informação CODIGOPESSOA NULL. Conforme imagem de exemplo abaixo.

Devemos ir na rotina 1.6.1.5.1 do SAAM, e alterar na coluna Nome os campos que estiverem VAZIOS com a informação CLIENTES DIVERSOS. Conforme imagem de exemplo abaixo.