9.8 - Checklist de Processos

Introdução

Vídeo tutorial (versão beta)

Aba Configuração do Checklist

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A aba Configuração do Checklist é o ponto de partida para criar e gerenciar a estrutura do checklist. Nela, o administrador ou responsável pelo sistema define as etapas que serão seguidas pela equipe.

Funcionalidades da Aba Configuração do Checklist

• Criando um Checklist:

  • O checklist é configurado conforme as necessidades da auditoria. Por exemplo, para o Manual 20, é possível criar um checklist específico com cada item e passo necessário.

  • Também é possível criar checklists menores e específicos, como para SEAP ou outros blocos que sejam relevantes para o processo.

• Estrutura do Checklist:

  • Um checklist é composto por uma figura principal (ex: "Manual 20") e subitens que representam as etapas do processo.

  • Cada subitem corresponde a uma tarefa que deve ser realizada pela equipe.

Neste bloco, o administrador ou responsável pelo sistema cria a estrutura do checklist e define as etapas que serão seguidas pela equipe.

2.1. Criando um Checklist

• O checklist é configurado conforme as necessidades da auditoria. Por exemplo, para o Manual 20, você pode criar um checklist específico com cada item e passo necessário.

• Também é possível criar checklists menores e específicos, como para SEAP ou outros blocos que sejam relevantes para o processo.

2.2. Estrutura do Checklist

• Um checklist é composto por uma figura principal (ex: "Manual 20") e subitens que representam as etapas do processo.

• Cada subitem corresponde a uma tarefa que deve ser realizada pela equipe.

Aba Vinculação do Checklist

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A aba Vinculação do Checklist permite configurar o relacionamento entre checklists, empresas e usuários. Essa flexibilidade possibilita uma gestão personalizada conforme a estrutura organizacional e as necessidades operacionais.

3.1. Relacionamento Entre Checklist, Empresa e Usuário

• Um checklist pode ser vinculado a mais de uma empresa.

• Um checklist pode ser vinculado a mais de um usuário.

• Um usuário pode ser vinculado a mais de uma empresa.

• Uma empresa pode estar vinculada a múltiplos checklists.

• Essa flexibilidade permite configurar a rotina de acordo com a estrutura organizacional e as necessidades operacionais.

Aba Resumo, Visualização e Execução

A aba Resumo, Visualização e Execução é onde as atividades planejadas são acompanhadas e executadas.

Funcionalidades da Aba Resumo, Visualização e Execução

• Criando uma Competência:

  • O operador cria uma competência (mês e ano) no sistema.

  • Automaticamente, o SAAM lista todo o checklist planejado para a competência informada.

• Visualização e Interação nas Tarefas:

  • Na visualização do checklist, o usuário pode:

    • Adicionar comentários em cada tarefa, facilitando a comunicação entre a equipe.

    • Abrir links relevantes diretamente na interface, agilizando o acesso a informações complementares.

    • Visualizar anexos relacionados às tarefas, enviados pelo administrador.

    • Baixar os anexos para análise offline, garantindo praticidade e flexibilidade no trabalho.

  • Essas funcionalidades tornam a rotina mais dinâmica e colaborativa, promovendo uma gestão eficiente das atividades.

• Execução das Atividades:

  • O operador deve seguir, ponto a ponto, o que foi determinado no checklist.

  • As atividades podem ser divididas entre diferentes membros da equipe, como:

    • Analista responsável por verificar o arquivo.

    • Revisor para confirmar as verificações.

    • Financeiro para enviar informações complementares.

  • A divisão de tarefas permite que o processo seja executado de forma colaborativa e eficiente.

É o momento onde as atividades planejadas são executadas.

4.1. Criando uma Competência

• O operador cria uma competência (mês e ano) no sistema.

• Automaticamente, o SAAM lista todo o checklist planejado para a competência informada.

4.2. Visualização e Interação nas Tarefas

• Na visualização do checklist, o usuário pode:

  • Adicionar comentários em cada tarefa, facilitando a comunicação entre a equipe.

  • Abrir links relevantes diretamente na interface, agilizando o acesso a informações complementares.

  • Visualizar anexos relacionados às tarefas, enviados pelo administrador.

  • Baixar os anexos para análise offline, garantindo praticidade e flexibilidade no trabalho.

• Essas funcionalidades tornam a rotina mais dinâmica e colaborativa, promovendo uma gestão eficiente das atividades.

4.3. Execução das Atividades

• O operador deve seguir, ponto a ponto, o que foi determinado no checklist.

• As atividades podem ser divididas entre diferentes membros da equipe, como:

  • Analista responsável por verificar o arquivo.

  • Revisor para confirmar as verificações.

  • Financeiro para enviar informações complementares.

• A divisão de tarefas permite que o processo seja executado de forma colaborativa e eficiente.

5. Considerações Finais

A rotina 9.8 de checklist dos processos no sistema SAAM Auditoria foi desenvolvida para proporcionar organização, controle e eficiência nas auditorias, permitindo que as equipes tenham uma visão clara das etapas e das responsabilidades de cada membro.

Caso precise de suporte na configuração ou utilização da rotina, entre em contato com o administrador do sistema ou consulte a equipe de suporte técnico.

Anexo I - Próximas versões

5.1. Processamento Semiautomático

O processamento semiautomático trará mais agilidade ao checklist, permitindo que algumas etapas sejam concluídas automaticamente quando determinadas ações forem realizadas. Por exemplo:

• Ao gerar um relatório de apuração, o sistema confirmará automaticamente a conclusão dessa etapa no checklist, sem que o usuário precise acessar manualmente a rotina correspondente.

• Isso reduz o trabalho manual e garante maior precisão no acompanhamento das tarefas.

5.2. Processamento Automático

No processamento automático, o sistema executará algumas atividades de forma totalmente independente. Por exemplo:

• Ao atingir uma etapa específica, o checklist disparará um gatilho para processar ajustes automaticamente, como o lançamento de um ajuste para PROTEGE Goiás.

• A rotina realizará todo o ajuste e informará ao usuário se o processamento foi bem-sucedido ou se houve algum erro, agilizando significativamente as operações.

5.3. Dashboards

Futuramente, serão disponibilizados dashboards para acompanhamento em tempo real das atividades do checklist, permitindo uma gestão mais eficiente e estratégica. Os dashboards exibirão:

• Progresso das etapas concluídas.

• Tarefas pendentes e responsáveis.

• Indicadores de desempenho e tempo gasto em cada atividade.

Essas inovações visam aprimorar a experiência do usuário e otimizar ainda mais o fluxo de trabalho no SAAM Auditoria.