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A rotina de checklist do sistema SAAM Auditoria tem como objetivo estruturar o passo a passo das atividades que a equipe realizará, permitindo a gestão detalhada de cada etapa dentro do sistema. Além disso, a rotina automatiza e semi-automatiza alguns processos, proporcionando maior controle e eficiência na execução das auditorias, que geralmente envolvem várias rotinas e etapas.
Estrutura da rotina
Aba Tributação
A aba Tributação é o ponto central para configurar e gerenciar as regras tributárias aplicadas aos documentos fiscais. Nela, você encontrará as seguintes opções:
Entrada: Configura as regras tributárias para as operações de entrada de mercadorias ou serviços.
Saída: Configura as regras tributárias para as operações de saída de mercadorias ou serviços.
Participantes exceção: Permite cadastrar e gerenciar os exceções dos participantes das operações (clientes, fornecedores, etc.), associando-os às regras tributárias específicas.
Aba Análise
A aba Análise é destinada à análise dos resultados dos processos tributários. Nela, você pode acompanhar o histórico dos processos, gerar relatórios e identificar possíveis inconsistências. As funcionalidades disponíveis nessa aba incluem:
SPED Fiscal: Permite analisar os aspectos fiscais das operações, como a aplicação das alíquotas corretas e o cálculo dos impostos.
SPED Contribuições: Em breve, essa funcionalidade estará disponível, permitindo analisar as contribuições sociais e outras contribuições incidentes sobre as operações.
Integração da Rotina 6.5: Conectando seus Sistemas
Para facilitar a manutenção de figuras tributárias, o SAAM contem integração da tributação, facilitando a coleta da tributação da entrada, saida e exceção;
Camadas
A capacidade de personalizar a tributação por camadas é um diferencial significativo da rotina 6.5, permitindo uma grande flexibilidade na configuração dos cálculos tributários. Essa abordagem hierárquica garante que as regras mais específicas sejam aplicadas primeiro, e as regras mais genéricas sejam utilizadas como um "fallback" quando não houver regras mais específicas disponíveis.
Pontos-chave da personalização por camadas:
Múltiplas camadas: A rotina permite a criação de diversas camadas de personalização, desde o nível mais específico (produto, fornecedor, NCM) até o nível mais genérico (estado, tipo de operação).
Hierarquia: As camadas são processadas em uma ordem predefinida, do mais específico para o mais geral.
Flexibilidade: Permite adaptar a tributação a diferentes cenários e produtos.
Clique aqui e acesse a ultima versão de camadas disponíveis.
Anexo I - Perguntas e respostas
Na figura de entrada o SAAM apresentou muitos itens duplicados, como faço para corrigir todos de uma vez?
Para corrigir mais de um item, veja qual é o motivo da duplicidade e faça uma alteração em lote, pode ser um CST PIS duplicado ou outro campo.
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Vídeo tutorial (versão beta)
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Aba Configuração do Checklist
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A aba Configuração do Checklist é o ponto de partida para criar e gerenciar a estrutura do checklist. Nela, o administrador ou responsável pelo sistema define as etapas que serão seguidas pela equipe.
Funcionalidades da Aba Configuração do Checklist
Criando um Checklist:
O checklist é configurado conforme as necessidades da auditoria. Por exemplo, para o Manual 20, é possível criar um checklist específico com cada item e passo necessário.
Também é possível criar checklists menores e específicos, como para SEAP ou outros blocos que sejam relevantes para o processo.
Estrutura do Checklist:
Um checklist é composto por uma figura principal (ex: "Manual 20") e subitens que representam as etapas do processo.
Cada subitem corresponde a uma tarefa que deve ser realizada pela equipe.
Neste bloco, o administrador ou responsável pelo sistema cria a estrutura do checklist e define as etapas que serão seguidas pela equipe.
2.1. Criando um Checklist
O checklist é configurado conforme as necessidades da auditoria. Por exemplo, para o Manual 20, você pode criar um checklist específico com cada item e passo necessário.
Também é possível criar checklists menores e específicos, como para SEAP ou outros blocos que sejam relevantes para o processo.
2.2. Estrutura do Checklist
Um checklist é composto por uma figura principal (ex: "Manual 20") e subitens que representam as etapas do processo.
Cada subitem corresponde a uma tarefa que deve ser realizada pela equipe.
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Aba Vinculação do Checklist
A aba Vinculação do Checklist permite configurar o relacionamento entre checklists, empresas e usuários. Essa flexibilidade possibilita uma gestão personalizada conforme a estrutura organizacional e as necessidades operacionais.
3.1. Relacionamento Entre Checklist, Empresa e Usuário
Um checklist pode ser vinculado a mais de uma empresa.
Um checklist pode ser vinculado a mais de um usuário.
Um usuário pode ser vinculado a mais de uma empresa.
Uma empresa pode estar vinculada a múltiplos checklists.
Essa flexibilidade permite configurar a rotina de acordo com a estrutura organizacional e as necessidades operacionais.
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Aba Resumo, Visualização e Execução
A aba Resumo, Visualização e Execução é onde as atividades planejadas são acompanhadas e executadas.
Funcionalidades da Aba Resumo, Visualização e Execução
Criando uma Competência:
O operador cria uma competência (mês e ano) no sistema.
Automaticamente, o SAAM lista todo o checklist planejado para a competência informada.
Visualização e Interação nas Tarefas:
Na visualização do checklist, o usuário pode:
Adicionar comentários em cada tarefa, facilitando a comunicação entre a equipe.
Abrir links relevantes diretamente na interface, agilizando o acesso a informações complementares.
Visualizar anexos relacionados às tarefas, enviados pelo administrador.
Baixar os anexos para análise offline, garantindo praticidade e flexibilidade no trabalho.
Essas funcionalidades tornam a rotina mais dinâmica e colaborativa, promovendo uma gestão eficiente das atividades.
Execução das Atividades:
O operador deve seguir, ponto a ponto, o que foi determinado no checklist.
As atividades podem ser divididas entre diferentes membros da equipe, como:
Analista responsável por verificar o arquivo.
Revisor para confirmar as verificações.
Financeiro para enviar informações complementares.
A divisão de tarefas permite que o processo seja executado de forma colaborativa e eficiente.
É o momento onde as atividades planejadas são executadas.
4.1. Criando uma Competência
O operador cria uma competência (mês e ano) no sistema.
Automaticamente, o SAAM lista todo o checklist planejado para a competência informada.
4.2. Visualização e Interação nas Tarefas
Na visualização do checklist, o usuário pode:
Adicionar comentários em cada tarefa, facilitando a comunicação entre a equipe.
Abrir links relevantes diretamente na interface, agilizando o acesso a informações complementares.
Visualizar anexos relacionados às tarefas, enviados pelo administrador.
Baixar os anexos para análise offline, garantindo praticidade e flexibilidade no trabalho.
Essas funcionalidades tornam a rotina mais dinâmica e colaborativa, promovendo uma gestão eficiente das atividades.
4.3. Execução das Atividades
O operador deve seguir, ponto a ponto, o que foi determinado no checklist.
As atividades podem ser divididas entre diferentes membros da equipe, como:
Analista responsável por verificar o arquivo.
Revisor para confirmar as verificações.
Financeiro para enviar informações complementares.
A divisão de tarefas permite que o processo seja executado de forma colaborativa e eficiente.
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5. Considerações Finais
A rotina 9.8 de checklist dos processos no sistema SAAM Auditoria foi desenvolvida para proporcionar organização, controle e eficiência nas auditorias, permitindo que as equipes tenham uma visão clara das etapas e das responsabilidades de cada membro.
Caso precise de suporte na configuração ou utilização da rotina, entre em contato com o administrador do sistema ou consulte a equipe de suporte técnico.
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Anexo I - Próximas versões
5.1. Processamento Semiautomático
O processamento semiautomático trará mais agilidade ao checklist, permitindo que algumas etapas sejam concluídas automaticamente quando determinadas ações forem realizadas. Por exemplo:
Ao gerar um relatório de apuração, o sistema confirmará automaticamente a conclusão dessa etapa no checklist, sem que o usuário precise acessar manualmente a rotina correspondente.
Isso reduz o trabalho manual e garante maior precisão no acompanhamento das tarefas.
5.2. Processamento Automático
No processamento automático, o sistema executará algumas atividades de forma totalmente independente. Por exemplo:
Ao atingir uma etapa específica, o checklist disparará um gatilho para processar ajustes automaticamente, como o lançamento de um ajuste para PROTEGE Goiás.
A rotina realizará todo o ajuste e informará ao usuário se o processamento foi bem-sucedido ou se houve algum erro, agilizando significativamente as operações.
5.3. Dashboards
Futuramente, serão disponibilizados dashboards para acompanhamento em tempo real das atividades do checklist, permitindo uma gestão mais eficiente e estratégica. Os dashboards exibirão:
Progresso das etapas concluídas.
Tarefas pendentes e responsáveis.
Indicadores de desempenho e tempo gasto em cada atividade.
Essas inovações visam aprimorar a experiência do usuário e otimizar ainda mais o fluxo de trabalho no SAAM Auditoria.
Autor
Jhonatan P. Nascimento
13/02/2025